Myndighetsinformation i Klockaren

Församlingar behöver inte längre ha fysiska anslagstavlor – församlingens webbplats är nu den officiella kanalen för myndighetsinformation

Enligt den nya kyrkolagen som godkänts av riksdagen kommer församlingarna att överföra myndighetsinformationen till det allmänna informationsnätet, det vill säga till församlingens eller samfällighetens webbplats. Församlingen förutsätts inte längre ha en fysisk anslagstavla.

Kyrkostyrelsens cirkulär 26/2023 Information om församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas beslut samt anvisningar om hur man begär omprövning och besvärsanvisningÖppna länk i ny flik.

Utformning i Klockaren

Det finns flera sätt att genomföra den här kommunikationen i Klockaren. Tag beslut om hur ni ska göra med hänsyn till församlingens storlek och era resurser.

  1. Det enklaste sättet

Ni uppfyller minimikraven när man hittar information under fliken Beslutsfattande, och det finns en länk till den här fliken på förstasidan.

Om du använder ett ärendehanteringssystem, räcker det att du länkar till systemet från webbplatsen.

Under Beslutsfattande har många redan kyrkorådets och kyrkofullmäktiges protokoll med anvisningar för sökande av ändring. Vissa sajter har följande sektioner under Beslutsfattande: ”Föredragningslistor, protokoll, tjänstemannabeslut och kungörelser” samt ”Gamla protokoll”. Under den första sektionen finns de protokoll och tjänstemannabeslut där sökande av ändring ännu är i kraft. Tjänstemannabeslut kan tas bort från nätet efter utsatt tid. I cirkuläretÖppna länk i ny flik står mera om tidsfristen.

Länken på förstasidan kan till exempel placeras i karusellen, som är förstasidans mest markanta del. Anvisningar för karusellenÖppna länk i ny flik

Notera att pdf-filer inte alltid uppfyller tillgänglighetskraven. Idealet skulle vara att informationen skulle finnas som text i en innehållsportlett. Om du använder pdf-filer så se då till att de är tillgängliga. Tillgängliga filerÖppna länk i ny flik

Läs datasekretessföreskrifter och personskyddsanvisningar i cirkuläretÖppna länk i ny flik före du publicerar på internet.

  1. Ta i bruk tidsinställning av länklista

Ett alternativ, om du kontinuerligt vill visa aktuell information, är att använda tidsinställning av länkar i länklistorna. Dokumenten finns då som separata undersidor till exempel under Beslutsfattande. Undersidor kan döljas via navigeringen genom att konfigurera sidan. Det är bra att komma ihåg att sökningarna även hittar de i navigeringen dolda sidorna.

Den här metoden kan även användas om församlingen har ett eget ärendehanteringssystem.

  1. Ta i bruk tidsinställning av nyhetsfunktionen

Du kan också använda nyhetsfunktionen om du vill visa endast aktuell information. Varje nyhet kan tidsinställas för att försvinna från sidan efter en tidsfrist. Du kan till exempel under Beslutsfattande skapa en nyhetsportlett med sidmodell 2.02. I portletten kan du ange ett nyckelord, till exempel ”beslut”, då kommer nyheterna med samma nyckelord att visas i den portletten.

Beslut och en del av protokollen kan visas som församlingens nyhetslista, detta stöder öppenheten. Men om du vill hålla vissa dokument åtskilda från nyheter kan du i nyheternas lyftportlett använda ett annat nyckelord, t.ex. ”nyhet” eller ”förstasida”, då utestluts de nyhetspostningar som inte har det nyckelordet. Anvisningar för nyheterÖppna länk i ny flik

Kom ihåg att informera om förändringarna

Utöver förstasideslänken kan det även vara bra att placera länkar till beslutsidorna från andra sektioner, till exempel från första sidan under sektionen Information, kansli. Det lönar sig även att informera om ändringarna och ha länkens adress synligt på de fysiska informationstavlorna under en övergångsperiod. Församlingsblad och sociala medier är också bra informationskanaler.